Le code du patrimoine dispose que la conservation des archives est organisée « dans l’intérêt public, tant pour les besoins et la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées que pour la documentation historique de la recherche ». À chaque niveau de l’organisation territoriale de la France, de l’État jusqu’aux communes, le public est donc en droit de trouver les moyens de repérer et de consulter les documents qui l’intéressent.

Le code du patrimoine fixe le niveau d’exigence de la qualité de reliure qui est un travail minutieux et manuel.

La circulaire du 14 Décembre 2010 réglemente, entre autres, les délais de reliure des registres de mairie. Par conséquent, s’il est une date à anticiper en termes de suroît d’activité chez les artisans  d’art de la reliure et par conséquent d’augmentation conséquente des délais de réalisation, c’est l’année 2023, rendez-vous décennal national.

C’est avec l’apparition du codex, au I er siècle, que la reliure naît et crée l’objet-livre que nous connaissons encore aujourd’hui. Le codex est un livre constitué d’un ensemble de feuilles pliées formant des cahiers, qui sont ensuite reliés, ce qui le différencie du « Volumen » ou « Livre en rouleau ». Étape nécessaire à la réunion des cahiers écrits et donc à leur lecture, moment indispensable pour la conservation de ces textes, la reliure est un élément fondamental du livre.

La reliure des registres de Mairie

La circulaire IOCB 1032174C du 14 décembre 2010 relative à la tenue des registres des communes précise que la reliure des différents registres est désormais obligatoire. Cette reliure aura les mêmes caractéristiques techniques que celle des registres d’état civil. Il n’est plus possible d’insérer les feuillets dans les registres par collage, thermocollage ou montage sur onglets, compte tenu des inconvénients constatés dans la conservation des documents liés à ces procédés techniques (risques de décollage, altération du papier).

Les feuillets mobiles doivent être reliés au plus tard à la fin de l’année ou, pour les communes de moins de 1000 habitants, tous les cinq ans. Ce délai de cinq ans est un terme maximal. 11 est loisible aux communes d’effectuer la reliure des registres avant son expiration.

Les pièces annexes des délibérations seront classées en dehors du registre dans des dossiers ad hoc.

En principe, les délibérations seront reliées dans un registre différent de celui des arrêtés municipaux. Toutefois, ainsi qu’évoqué au 1.1., il est possible de regrouper l’ensemble de ces documents dans un registre unique. Dans une telle hypothèse, il conviendra de bien indiquer sur la page de titre le contenu de ce registre (dates extrêmes des délibérations, des arrêtés et des actes de publication et de notification).

Les différentes étapes de la reliure :

16 étapes sont incontournables pour la reliure de vos registres dans les « règles de l’art »

  • Collationnure : contrôle minutieux de l’ordre de toutes les feuilles des documents en suivant la pagination existante
  • Pré-couture en point surjet à la machine à coudre pour assembler les feuilles volantes pour former des cahiers de 10 feuilles (fil de coton). Il s’agit d’un point surjet (appelé également point zigzag) avec deux fils qui se croisent au niveau du fond de cahier pour une couture plus solide.

A noter qu’une feuille de garde en papier permanent 170g rajoutée est cousue pour démarrer le premier cahier et une autre feuille de garde de papier identique est cousue après le dernier feuillet du registre : il s’agit d’une feuille de garde de protection.

  • Couture manuelle des cahiers obtenus par pré-couture surjet, exécutée sur cousoir, avec fil de lin sur 3 rubans de lin et coton de 20mm.
  • Pose des feuillets doubles de garde en papier permanent blanc 170g et pH neutre : les feuillets de garde sont collés sur le premier et le dernier feuillet à la colle Elasta N (mélange d’amidon et vinyl).

 A noter que le rajout de la feuille de garde de protection prise dans la couture surjet du premier et du dernier cahier permet de ne pas mettre de colle directement sur les documents originaux.

  • Encollage du dos après couture à la colle Elasta N (réversible) après avoir contrôlé l’équerrage du dos et de la tête du registre.
  • L’Arrondissure du dos au marteau (à plat sur le plan de travail). Avant arrondissure, le dos est carré, après arrondissure, le dos est formé !
  • L’Endossure : le livre est placé dans l’étau à endosser afin de former les mors calculés par rapport à l’épaisseur des cartons : le mors obtenu permet de loger les cartons et facilité l’ouverture de l’ouvrage.
  • La Passure en carton à pH neutre (Eterno Board 3mm ou carton gris désacidifié 2,5mm selon l’épaisseur de l’ouvrage) des rubans ayant servis pour la couture manuelle, dans un souci de conservation et de solidité (technique beaucoup plus solide que l’emboîtage) : une encoche est percée à l’emplacement des 3 rubans pour permettre leur passure dans le carton et solidariser le corps d’ouvrage aux cartons. L’encoche est ensuite évidée pour incruster le ruban dedans : cela évite dans le temps une usure de la toile ou du cuir au niveau de l’emplacement des rubans.

Les cartons sont fixés solidement au corps d’ouvrage par collage et équerrage par rapport aux cahiers. Les chasses du carton (entre 4 à 5 mm) sont soigneusement proportionnées en tête, queue et gouttière pour protéger le corps d’ouvrage. Les rubans ayant servis de support pour la couture permettent de créer une charnière entre les cartons et le corps d’ouvrage.

Encoche percée / Encoche évidée / Passure des rubans dans le carton

  • Pose de mousseline 3 fils et papiers pH neutre 170g pour renforcer le dos à la colle Elasta N.

La mousseline et le papier permanent 170g permettent de consolider le dos. Selon l’épaisseur

du volume, il est possible de coller 2 mousselines et 2 papiers et de rajouter si nécessaire des claies en parchemin.

  • La carte à dos est réalisée sur mesure du dos, selon le format et l’épaisseur du corps d’ouvrage, adaptée pour chaque ouvrage en carte Rigidex n°5 (450g), les bords sont élagués pour une meilleure ouverture des plats après couvrure.
  • Couvrure en peau : la peau de chagrin (peau de chèvre avec grain naturel), aniline de 1er choix est coupée sur mesure selon le format de l’ouvrage, avec un mors peau au ¼ et les remplis de2 cm seront parés manuellement au couteau à parer. Les coins cuirs sont proportionnels au mors peau.

A noter que dans un souci de conservation, la peau ne sera pas désépaissie par machine, afin de ne pas fragiliser le cuir.

  •  Nerfs de coiffe confectionnés en peau sont élagués et collés aux extrémités de la carte à dos, afin de consolider les coiffes de tête et de queue de l’ouvrage.
  • Encollage des feuilles de garde en papier permanent blanc à mors fermés (mise en presse pendant le séchage).
  • Dorure manuelle à l’or véritable 22 carats, soit directement sur la peau ou soit sur pièce de titre en cuir (peau de chèvre): la dorure sera faite à la main, sans machine à balancier, pour une meilleure incrustation de l’empreinte. Le texte à dorer sera établi avec le service compétent de la mairie afin d’harmoniser la dorure avec les précédentes reliures déjà réalisées.
  • Mise en presse de finition pendant 2 à 3 heures en plaçant des cartes à l’intérieur des mors de façon à ne pas les écraser.
  • Contrôle de qualité avant la livraison : les registre sont emballés individuellement, calés dans les caisses, avec un grand soin pour éviter tout frottement.

Source : Tenue des registres des communes et de certains de leurs groupements.

Textes officiels

– code du patrimoine, notamment son livre II relatif aux archives ;

– décret n° 79-1037 du 3 décembre 1979 modifié relatif à la compétence des

services d’archives publics et à la coopération entre les administrations pour la

collecte, la conservation et la communication des archives publiques, notamment

son article 2 ;

– code général des collectivités territoriales, notamment ses articles R. 1421-1 à R.

1421-13, L. 212L7 à L. 2121-28, R. 2121-9, R. 2122-7, R. 2122-7-1, R. 2122-8,

L. 2122-23, L. 2122-29, L. 5211-9, ainsi que l’article L. 5211-1,